Behoud van cultuur en onderlinge samenhang staan in tijden van digitaal thuiswerken bij veel bedrijven onder druk. Toch zijn er methodes die zorgen voor een gulden middenweg. Henrike Branderhorst, co-CEO bij TAUW en Yvonne van der Veen, HR-beleidsadviseur bij Achmea vertellen over hun aanpak.
Elkaar zien en ontmoeten is pre-COVID altijd georganiseerd geweest rondom het kantoorgebouw van organisaties. Nu het hybride werken en thuiswerken wordt omarmd, komt ook de functie van het kantoorgebouw in een nieuw daglicht te staan. Ontmoetingen vinden digitaal en fysiek plaats en werk wordt tijds en plaats onafhankelijk uitgevoerd. Maar hoe organiseer je het hybride werken zo dat het bijdraagt aan de sociale samenhang en cultuur?
Tekst loopt door onder video
Thuiswerkplek vs kantooromgeving
Bij Achmea hebben ze al een lange historie met tijd en plaats onafhankelijk werken. Dat gaat terug tot de jaren ’90. Er wordt meer gewerkt vanuit vertrouwen en gestuurd op output en minder op aanwezigheid. Achmea scherpte haar visie op de toekomst van werken aan tijdens de coronaperiode en voerde pilots uit om te ontdekken wat voor hen werkt of niet. En daar kwamen bruikbare inzichten uit naar voren bijvoorbeeld op het gebied van verbinding, maar ook over het belang van een goede inrichting van de werkplek voor zowel je fysieke als je mentale belasting. Achmea komt medewerkers financieel tegemoet om hun thuiswerkplek op orde te brengen. Yvonne: “We stellen een budget beschikbaar; één keer in de vijf jaar € 1000,-. En daar kunnen medewerkers een goed bureau voor aanschaffen, een zit-sta bureau, want dat vinden we heel erg belangrijk. Dat er voldoende beweging is tussen de vele overleggen die de medewerker ook vaak hebben.” Naast de thuiswerkplek is de indeling van de kantooromgeving sterk bepalend voor het succes van hybride werken. Is het kantoor van Achmea al hybride werken proof? “Die vraag krijgen we overigens ook terug van medewerkers en dat is iets wat we echt aan het onderzoeken zijn. We zitten nog in een transitie. En vanuit activiteit-gericht werken zouden we heel graag het gebouw zo goed mogelijk laten ondersteunen in de werkzaamheden die medewerkers op kantoor doen.”
Diverse groep collega’s doet mee
Henrike Branderhorst, co-CEO van TAUW: “Als ik één tip mag geven: ontwerp je proces om tot een hybride werkwijze te komen participatief. En daar bedoel ik mee dat je mensen betrekt die niet in een OR zitten bijvoorbeeld, maar met energie, met kennis, met belang die mee mogen denken en praten over wat het beste besluit zou zijn. Zo maximaliseer je diversiteit waardoor je eigenlijk alle invalshoeken mee kan nemen in het uiteindelijke besluit. Heel praktisch; we zijn nu bezig met onze nieuwe huisvestigingsstrategie en dat doen we ook niet vanachter een bureau maar dat doen we juist met gemixte teams zodat ook weer mensen elkaar ontmoeten.”
Digital daily stand-up kan prima
Het belang van binding wordt ook bij Achmea onderstreept. Yvonne: “Eén van de principes waar in de organisatie commitment op is, is dat we regelmatig op kantoor komen om elkaar te ontmoeten. En dus om binding te houden met Achmea en met je team. Maar tegelijkertijd zijn we ook echt van mening dat die verbinding niet alleen fysiek kan, maar dat dat ook digitaal prima mogelijk is. We zagen bijvoorbeeld dat het ook prima is om digitale koffie dates te arrangeren, om een daily stand-up digitaal te doen en om online evenementen te organiseren en dat dat digitaal ook allemaal werkt.”
Niet te bang zijn
Balans vinden tussen fysiek en digitaal samenwerken is het koord waar de bedrijven op dansen. Bij TAUW staat de vraag centraal hoe deze balans werkt in de aansturing van collega’s. Loslaten blijkt daarin een belangrijk vaardigheid te zijn. Ook – en misschien wel met name – door het management. Henrike: “Niet loslaten van ‘jongens ga je gang’, niet vrijblijvend loslaten. Maar mensen laten uitproberen en ook fouten durven maken, maar er wel zijn. Het vraagt om veiligheid om het open gesprek te voeren, dat mensen ook zich veilig voelen om te zeggen als iets niet gaat of niet bevalt.” Daar tegenover staat dat verbinding met je team en de organisatie belangrijk is. “Het gaat ook over blijven verbinden, dat teamgevoel, die sociale verbinding wat al in onze cultuur zit, maar waar je continu aandacht aan moet blijven geven en niet te bang zijn daarin”, zegt Henrike.
Menselijke behoeftes
Maar hoe zit dat met verschillende behoeftes? Heerlijk al die digitale mogelijkheden, maar wat doen we met mensen die elkaar willen letterlijk in de ogen willen kijken? Bij TAUW wordt die diversiteit erkent – met name bij verschillende generaties – maar ook gerelativeerd. Henrike: “Wat ik zie is de behoefte aan elkaar tegenkomen op de werkvloer, even een praatje links even een praatje rechts. Dus we vragen ook binnen teams daar met elkaar afspraken over te maken om die behoefte wel te houden, want dat is natuurlijk ook heel menselijk.” Naast dat medewerkers afspraken maken elkaar te ontmoeten op kantoor organiseert TAUW andere manieren om met elkaar in verbinding te komen. “Wat we voor corona deden pakken we nu weer allemaal actief op. Teambuilding, teamuitjes, met elkaar op pad en elkaars projecten bekijken met bijvoorbeeld een fietstocht. Daar moet je in blijven investeren”, zegt Henrike.
Dit artikel is onderdeel van de zesdelige webdocumentaire ‘Zo Willen We Werken, op reis’. Hugo Houppermans bezoekt twaalf groter Nederlandse organisaties die fundamenteel hebben gekozen voor hybride werken en duurzaam reizen. Abonneer op het LinkedIn of Youtube-kanaal van Anders Reizen en mis geen enkele aflevering.
