Over iets meer dan 100 dagen krijgen bedrijven vanaf 100 medewerkers te maken met de rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit. Hiermee ben je vanaf 1 januari 2024 verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van je medewerkers. Deze gegevens moet je uiterlijk 30 juni 2025 insturen. Maar het is aan te raden je nu al voor te bereiden.
In 2023 geldt de verplichting om te rapporteren nog niet. Je kunt sinds 16 mei 2023 wel vrijwillig gegevens indienen. Maar het kan een aardige klus zijn om de gevraagde gegevens goed op een rij te krijgen. Eneco is alvast aan de slag gegaan en deelt haar ervaringen met Anders Reizen
Alexandra Linkers, senior support sustainability: “Bij Eneco zijn we in 2009 begonnen met het in kaart brengen van onze CO2-footprint. Sinds die tijd hebben we het woon-werkverkeer en de zakelijke kilometers steeds verder in kaart gebracht. De rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit is zo’n drie jaar geleden aangekondigd. En nu is er de handreiking voor werkgevers. Dat is fijn, want die geeft handvatten om de eerste stappen te zetten. Je kunt je goed voorbereiden door nu al beginnen met de data over 2022, want die heb je al. Zo kun je kijken of wat je al aan data hebt, gelijk is aan wat er wordt gevraagd.”
Portal RVO
“De makkelijkste manier om dat te doen is om de data direct in te vullen in de portal van RVO. Zo kun je zien waar je eventueel vastloopt en waar je nog vragen hebt. De belangrijkste data die je nodig hebt voor de rapportage zijn de gereden kilometers, uitgesplitst naar type vervoer (OV, auto, fiets, scooter etcetera) en brandstof (benzine, diesel of elektrisch), met een scheiding tussen zakelijke kilometers en woon-werkverkeer.
De CO2-uitstoot hoef je dus niet aan te leveren, want die rekent RVO voor je uit. Wat je ook niet hoeft aan te leveren, zijn de kilometers die zijn afgelegd per boot of vliegtuig en de kilometers van medewerkers die werkzaam zijn in het buitenland. Want het gaat om de gereden kilometers door medewerkers in Nederland.”
eHerkenning
“Als je al aan de slag wilt gaan, is het belangrijk om vooraf te zorgen dat je eHerkenning hebt om in te loggen in de portal van RVO. Indien je dat nog moet aanvragen, doe dat tijdig, want bij mij duurde het twee maanden voordat het rond was. En vraagt dan meteen EH3 aan, het hoogste niveau, dan is de inlog het best beschermd.
Bij het invullen heb ik een Excel-sheet gemaakt om stap voor stap in kaart te brengen welke data ik allemaal moet verzamelen. Als duidelijk is welke data je niet hebt, kijk je naar het alternatief dat de handreiking biedt. Zo heeft bij Eneco tweederde van de medewerkers een rittenregistratie door ingebouwde kastjes in de functionele auto’s. Maar de collega’s met een arbeidsvoorwaardelijke lease-auto hebben dat niet. In de handreiking lees ik dat als je geen complete rittenregistratie hebt, je de zakelijke kilometers moet berekenen volgens de forfaitaire methode.
Bij deze methode trek je niet alleen de woon-werkkilometers af van het totaal aantal jaarkilometers, maar ook een vastgesteld (forfaitair) gemiddelde voor privékilometers. Zo hou je de zakelijke kilometers over. Dit moet je apart doen voor alle vervoersmiddelen en brandstoftypen.”
Oplossing
“Lastig kan ook de gevraagde scheiding zijn in brandstofsoort voor de woon-werkkilometers. Dat houden werkgevers bij mijn weten niet bij. Wij hebben daar bij Eneco wel een oplossing voor, dankzij de enquête die we houden onder onze medewerkers. Uit de resultaten van die enquête blijkt bijvoorbeeld hoeveel procent van de collega’s met een privéauto rijdt op benzine, diesel, hybride of elektrisch. Als we dat percentage loslaten op het totaal aantal woon-werkverkeer kilometers, kunnen we de gevraagde data leveren.
Zorg verder dat je de medewerkers die de data kunnen aanleveren vanaf nu al betrekt bij het verzamelen van de data. Dus ga om tafel met je collega’s en neem ze mee in de regeling, zodat ze actief kunnen meedenken over oplossingen. En last but not least: zorg dat je noteert onder welke naam je de download opslaat als je de portal tussentijds verlaat. Anders kun je lang zoeken naar je gegevens als je de volgende dag verder wilt gaan.”
Mooi klankbord
Linkers: “In deze zoektocht naar de benodigde data is de Coalitie Anders Reizen een mooi klankbord. Ik weet ook dat Anders Reizen goede contacten heeft met het ministerie. Als wij vroegtijdig als groep aangeven waar we als groep tegenaan lopen, dan kan Anders Reizen dat aangeven bij de Rijksoverheid. Ik ben ervan overtuigd dat de overheid dat samen met ons wil oplossen, want bij Anders Reizen zijn organisatie aangesloten die serieus bezig zijn met dit onderwerp.”
—
Over de regeling Werkgebonden Personenmobiliteit
De rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit komt voort uit het Klimaatakkoord. Daarin is vastgesteld dat meer dan de helft van het totaal aantal gereden kilometers in ons land valt onder de noemer ‘werkgebonden kilometers’. Werkgevers kunnen dus een belangrijk aandeel hebben in het verminderen van de CO2-uitstoot.
Om dat streven handen en voeten te geven, geldt vanaf 2024 voor werkgevers met meer dan 100 werknemers een rapportageplicht. Over dat jaar moeten zij uiterlijk in juni 2025 een kilometerrapportage in kunnen dienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Van 2024 tot 2026 is er sprake van een collectieve doelstelling. Vanaf 2026 kán de overheid besluiten om een normering in te voeren waaraan individuele bedrijven zich moeten houden. Maar, dit is dus nog niet zeker. Met deze opzet maakt de regeling werkgevers bewust van hun verantwoordelijkheid. Daarnaast krijgen werkgevers duidelijke handvatten voor het verduurzamen van de werkgebonden mobiliteit.
