Op 27 september jl. vond de ronde tafel internationaal reizen plaats. Kernvraag: Hoe zorg dat beleid ook echt doorleefd wordt in de organisatie? We constateerden dat de belemmeringen voor duurzame keuzes voor een deel binnen de eigen organisatie ligt. We gaan in gesprek met Tamara Boonstra van het programmateam die de bijeenkomst begeleidde.
Tamara Boonstra: “Als voorbereiding op de ronde tafel hebben we veel bedrijven binnen de coalitie deze zomer gesproken over het reisbeleid. Veel bedrijven hebben een duurzaam internationaal reisbeleid, maar er zijn praktische belemmeringen die de uitwerking van het beleid in de weg staan. Het gaat daarbij niet om een quick fix. We onderscheiden vier fasen. In iedere fase zitten kansen en belemmeringen. Tijdens de ronde tafel bijeenkomst hebben we een verdieping gemaakt aan de hand van de vier fasen.”
Fasen:
Fase 1: Pre-Booking: wat zijn reiscriteria & cultuur?
Fase 2: Boekingsproces: wie boekt er? Rol van de boeker, intermediair en reisopties
Fase 3: Internationale zakelijk reiziger: Welke persona’s zijn er en hoe ziet de reis eruit?
Fase 4: Monitoring & feedback loop
Boonstra blikt terug: “Tijdens de bijeenkomst werd duidelijk dat er in elke fase belemmeringen zijn die zorgen dat men niet voor de meest duurzame reisoptie kiest. Dit inzicht biedt organisaties kansen om beter te sturen op duurzaam gedrag.”
Fase 1: Pre-Booking: wat zijn reiscriteria & cultuur
Eén van de uitgangspunten voor internationaal reisbeleid is ‘digital first’ en de noodzakelijkheid van een reis. Maar wat is de definitie van een noodzakelijke reis en zijn daar binnen de organisatie criteria voor opgesteld? Face-to-face-meetings vallen onder noodzakelijke reizen maar tot op heden zijn daar nog geen verdere criteria voor opgesteld.
Alle aanwezige bedrijven hebben criteria aan de reisafstand zelf, wanneer je mag vliegen en wanneer je met de trein reist, gesteld. Ook zijn er criteria aan het comfort: (premium) economy of businessclass gesteld. Boonstra: “Het belangrijkste is om niet alleen de criteria goed te communiceren, maar ook het reisgedrag te monitoren en te zorgen voor een feedbackloop. Dat zorgt voor meer inzichten en betere bewustwording. Zo voorkom je ook dat medewerkers creatief worden met de reden van reizen en niet standaard voor alleen gemak en comfort kiezen.”
Op het gebied van communicatie en cultuur valt er ook nog winst te boeken. Boonstra vervolgt: “Denk aan voorbeeldgedrag. Als jij als leidinggevende vliegen stimuleert, dan gaan jouw teamleden dat waarschijnlijk ook doen.” Zijn er gesprekken met business units die veel vliegen? Is er een jaarlijkse vliegambitie uitgedrukt in CO2 die binnen de organisatie wordt verdeeld en gecommuniceerd? En welk gesprek voer je met je klanten over duurzaamheid en reizen?
Fase 2: Boekingsproces: wie boekt er? Rol van de boeker? Intermediair? Reisopties?
Het boeken van een treinreis blijkt in de praktijk moeilijker dan het boeken van een vlucht. Toch is er winst is te boeken in het boekingsproces als het gaat om duurzame keuzes. Te beginnen met de vraag wíe er boekt. Vaak is dat de assistent of de PA. Maar kent die de reiscriteria en worden hem/haar alle duurzame reisopties aanbevolen? In de praktijk wordt dit vaak niet automatisch aangeboden. Dat betekent onderzoek en tijd en vaak kiest men dan voor snelheid en gemak. Boonstra: “Verzoeken om te reizen worden vaak blindelings goedgekeurd. Hier valt nog winst te behalen. Zo kun je op basis van een dashboard tool inzicht bieden in het gedrag van de internationale zakelijke reiziger en diens betreffende afdeling en/of leidinggevende. En kun je op basis van data hierover een gesprek voeren. Waarom wordt er gereisd, hoeveel reistijd heb je vs. aantal meetings en staat dit in verhouding tot elkaar. Er zijn veel bedrijven die het boeken van reizen uitbesteden aan een extern reisbureau. Bij de meeste reisbureaus is het niet mogelijk om een trein te boeken. Als de trein niet als standaard in hun opties zit, kun je er ook je vingers op natellen dat er vooral veel vliegtickets worden geboekt.”
Wat ook niet helpt is de ervaring dat de trein in Duitsland minder betrouwbaar blijkt te zijn, dan in Nederland. Voor veel organisaties een reden om toch te kiezen voor het vliegtuig als men een klant bezoekt. En boekt de reiziger zelf, dan boekt die soms uit kostenoverweging de goedkoopste maar niet de duurzaamste reis. Hier is nog ruimte voor gezonde sturing. Zo wordt er vaak geen rekening gehouden met het type vliegtuig of met de kortste reisafstand. Hier zijn vaak geen criteria voor opgesteld. Ook hebben de loyalty programma’s van de internationale zakelijke reiziger ook invloed op de reis die geboekt wordt. Als je echt naar de meest duurzame reis zoekt, dan kijk je wat de snelste weg is van A naar B en welke type vliegtuig er vliegt. Hier kan nog meer bewustwording op komen, wat zijn de tips & tricks. Dan zie je dat er andere keuzes uit rollen.”
Fase 3: Internationale zakelijk reiziger: Welke persona’s zijn er en hoe ziet de reis eruit?
“Je ziet wel een verschuiving op dit vlak”, constateert Boonstra. “Digital first en alleen voor essentiële reizen wordt er gereisd. Daaronder vallen ook fysieke ontmoetingen. Er wordt met name door sales, experts, senior management en executive board gevlogen. Enerzijds voor externe client meetings als ook voor conferenties en urgente zaken. Wél kun je eraan denken om voor elke doelgroep criteria op te stellen. In het geval van de monteur is de noodzaak duidelijk. Maar gaat het om een salesmedewerker, dan kun je je afvragen hoe vaak en wanneer per jaar je de klant wil of moet bezoeken of hoeveel klantbezoeken er binnen een reis worden gepland. Zo kun je het reisbeleid verder aanscherpen en verduurzamen.”
Fase 4: Monitoring & Feedback
Deelnemers gaven terug dat monitoring en feedback belangrijk is. De meeste organisaties monitoren hun data maandelijks of per kwartaal. Dat is de basis om vervolgens te kunnen richten op sturing door management en op gedrag. Het is van belang om niet alleen op individueel niveau te communiceren, zij zijn vaak al bewust, maar het is even zo belangrijk om het (mid-)management te informeren.
De meeste bedrijven geven hun medewerkers geen feedback over hun vliegdata. Boonstra: “Neem een medewerker die afwijkt van de standaard om met de trein te reizen onder 500km en een vliegticket boekt. Dit wordt gemonitord, maar je hoort hierover niks terug; hoeveel bewustwording creëer je dan?” Als je open en transparant communiceert, voelen mensen zich meer betrokken.”
Vervolg: een versnelling op duurzaam internationaal reizen
De rondetafel krijgt een vervolg. Hoe dat vervolg er precies gaat uit zien, daarover is overleg met de leden. Een onderzoek naar de behoeftes en drijfveren van de zakelijke reiziger staat hoog op de wensenlijst. Verder leveren de werkgroepen vliegen en internationale trein hun bijdrages in de vorm van de Anders Vliegen ambitie 2022 – 2025 en de jaarlijkse data-analyse die de internationale treinpotentie blootlegt. Op 7 december is daarover een rondetafel belegd in Amsterdam, waarbij werkgevers, vervoerders, travel management bureau’s en overheid aanschuiven.
Meer weten over deze rondetafel? Neem dan contact op met Tamara Boonstra via tamara.boonstra@andersreizen.nu
